22.08.2006 Рассылка № 70

Главная » Еженедельная рассылка » Архив рассылки » 22.08.2006 Рассылка № 70

Оплата проезда доходом сотрудника не является

Сегодня довольно распространена ситуация, когда работодатель возмещает стоимость проезда сотрудникам, чья работа связана с постоянными перемещениями по городу. Но вот считается ли эта компенсация доходом работника? Такой вопрос налогоплательщики неоднократно задавали специалистам Минфина России. И на этот раз чиновники пришли к выводам, которые должны полностью устроить налогоплательщиков. Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней публикации.

Позиция Минфина России

Минфин России в письме от 04.05.06 № 03-05-01-04/112 рассмотрел ситуацию, когда работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проездных билетов, которые используются для выполнения служебных обязанностей. Специалисты этого ведомства указали, что в этом случае с суммы возмещения НДФЛ не удерживается. Также не надо начислять ЕСН.

Чиновники руководствовались следующими доводами. В соответствии со ст.41 НК РФ доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. А когда фирма компенсирует стоимость проезда тех сотрудников, которые связаны с разъездной работой, то никакой выгоды работники не получают. Поэтому суммы возмещения транспортных расходов не облагаются НДФЛ, если такая компенсация вызвана производственной необходимостью.

Так же обстоит дело и с ЕСН. Налоговой базы для начисления просто нет. Ведь п.1 ст.236 НК РФ установлено, что ЕСН облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. А согласно п.1 ст.237 НК РФ, при определении налоговой базы учитываются любые выплаты (кроме перечисленных в ст. 238), предназначенные для работника.

Однако когда организация оплачивает сотруднику транспорт, которым он пользуется при выполнении служебных обязанностей, нельзя говорить о том, что ему выплачивается доход по трудовому договору. Поэтому и ЕСН с этой суммы платить не надо.

Позиция налоговиков

На вопрос подлежит ли налогообложению единым социальным налогом оплата организацией стоимости проезда ее сотрудников, работа которых носит разъездной характер, специалисты налогового ведомства дают следующий ответ.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При отсутствии обеспечения работника специальным транспортом на время выполнения служебных обязанностей для оплаты проезда сотрудников, работа которых носит разъездной характер, организация может применять следующие формы оплаты проезда:

- приобретение проездных билетов или выдача денежных средств под отчет работникам для приобретения проездных билетов. Пользование проездными билетами осуществляется в рабочее время для проезда к месту выполнения работ (оказания услуг). Для подтверждения производственного характера поездок используется книга (журнал) местных командировок;
- оплата работникам стоимости проезда на общественном транспорте для выполнения ими служебных обязанностей. Основание выплаты заявление работника об оплате транспортных расходов, проездные билеты, а также соответствующий приказ организации.

Разъездной характер работы должен подтверждаться должностной инструкцией работника. При наличии документально подтвержденных расходов физического лица производственного (служебного) характера оплата организацией в любой форме стоимости проезда не рассматривается как произведенная в интересах физического лица и, следовательно, в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежит налогообложению ЕСН.

Все вышесказанное подтверждается также и Судебной практикой.

Постановление ФАС ЦО от 26.01.04 № А48-2775/03-2

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы возмещения работникам предприятия расходов на поездки в общественном транспорте в связи с выполнением ими трудовых обязанностей являются компенсационными выплатами, которые исключаются из налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Перечень таких работников утверждается руководителем организации. Кроме того, выплаты, компенсирующие стоимость проезда сотрудников на городском транспорте к месту выполнения работ, не облагаются налогом на доходы физических лиц только при наличии иных документов, подтверждающих разъездной характер работ, таких как должностная инструкция, распоряжения руководителя предприятия, путевые листы, являющиеся основным первичным документом учета работы автотранспорта организации.

При отсутствии вышеуказанных документов, а также в случае, если приказом руководителя на оплату проездных билетов не указаны конкретные работники, которым в связи с разъездным характером работ может оплачиваться проезд, денежные средства, выданные сотруднику для приобретения проездных билетов, подлежат налогообложению на общих основаниях.

Аналогичные доводы содержатся также и в Постановлении ФАС СЗО от 07.07.03 № А56-40888/02

Постановление ФАС МО от 02.02.06 № КА-А41/14222-05

Как видно из материалов дела общество отнесло затраты по приобретению проездных документов к расходам предприятия исходя из характера деятельности последнего, поскольку деятельность, которую осуществляет теплоснабжающее предприятие, предполагает большое количество поездок работников в пределах города для заключения договоров теплоснабжения, снятия показаний счетчиков, мелкого ремонта тепло и электросетей и т.п. Таким образом, деятельность отдельных сотрудников предприятия носит разъездной характер, что подтверждается должностными инструкциями.

В соответствии с пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Судебными инстанциями сделан правомерный вывод о том, что заявителем в соответствии с п.1 ст.236 НК РФ и обоснованным применением пп.12 п.1 ст.238 НК РФ не включены в налогооблагаемую базу по ЕСН стоимость оплаты проезда городским транспортом своим сотрудникам, поскольку указанные выплаты компенсируют расходы, понесенные в связи с выполнением служебных обязанностей и не могут быть отнесены к оплате, произведенной в пользу физических лиц в оплату произведенных работ.

В связи с указанным несостоятельна ссылка инспекции на неправильное применение судом п.3 ст.236, пп.12 п.1 ст. 238 НК РФ, поскольку налогоплательщиком не производилось применение льгот по проезду.

Постановление ФАС МО от 13.01.06 № КА-А40/13264-05

Суд рассмотрел довод Инспекции о том, что Общество необоснованно не удержало НДФЛ с сумм доходов работников организации в виде проездных билетов.

Суд обоснованно указал, что проездные билеты приобретались Обществом не в интересах работников, а в целях выполнения ими своих служебных обязанностей, то есть в интересах работодателя. Обоснованность вывода подтверждается документами, имеющимися в материалах дела: служебными записками руководителя Общества, штатным расписанием, авансовыми отчетами лиц, ответственных за приобретение проездных документов.

Возражения Инспекции относительно того, что Обществом не был представлен список лиц, использующих проездные билеты, а соответственно, не подтвержден разъездной характер работы отдельных сотрудников, не могут являться основанием для изменения или отмены судебных актов, поскольку действующим налоговым законодательством не установлен конкретный перечень документов, подлежащий представлению при данной ситуации в налоговый орган.

В связи с чем кассационная инстанция считает, что судом правильно применен п.3 ст.217 НК РФ, в соответствии с которым не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Подведем итоги…

На наш взгляд, выводы специалистов Минфина РФ и ФНС РФ абсолютно обоснованны. Действительно, компенсацию тех сумм, которые сотрудник компании тратит при выполнении служебных обязанностей, сложно назвать его доходом. А значит, и налоговой базы для начисления НДФЛ и ЕСН не возникает.
Однако обратите внимание на следующее. Для того, чтобы избежать в последующем придирок инспекторов и доказать, что компенсируемые транспортные расходы действительно вызваны производственной необходимостью, компании необходимо подготовить и правильно оформить все подтверждающие документы.

1. В заранее подготовленных должностных инструкциях сотрудников, работа которых связана с разъездами, необходимо предусмотреть порядок компенсации проезда, выбрав ее форму.
2. Необходимо подготовить приказ руководителя компании, в котором указать список сотрудников, которым фирма компенсирует проезд, а также определить, какие суммы и для какого вида транспорта выдаются.

Деньги на проезд сотрудникам удобнее выдавать в начале месяца, на срок, который определит руководитель. Лучше, если такой срок будет установлен до конца месяца. А уже в конце месяца сотрудники должны сдать в бухгалтерию авансовые отчеты, к которым приложены использованные билеты.

Ведущий специалиалист по гражданскому и налоговому праву
ООО «Юридическая фирма «Ардашев и Партнеры»
Боровских Анна Александровна
Наверх