Следует ли оформлять «первичку» с использованием унифицированных форм

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете не столь жестко, но все же требует составлять первичные документы по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом. К этой обязанности нужно относиться очень внимательно, иначе конфликты с ИМНС неизбежны. Рассмотрим более пристально поднятую проблему…

В соответствии с ФЗ от 21.11.96 г. «О бухгалтерском учете» предприятие должно подтверждать свои хозяйственные операции первичными документами. Причем эти документы нужно составлять не в произвольном виде, а по соответствующим унифицированным (типовым) формам. Исключение составляют документы, для которых такие формы не разработаны: их можно разработать
самостоятельно (обязательные реквизиты перечислены в том же законе).

Согласно постановлению правительства от 08.07.97 г. № 835, унифицированные формы
утверждает Госкомстат. За пять лет плодотворной работы он разработал более 200 форм. Многие из них оказались чересчур громоздкими. Чтобы заполнить некоторые многостраничные бланки, такие как акт о приемке материалов (форма № М-7), требуется немало терпения.

Терпеть есть ради чего. Даже самый безобидный недочет в оформлении первички может привести к тому, что налоговый инспектор просто не примет, по его мнению, «неправильно» оформленные расходы. Как следствие, он пересчитает налог на прибыль, не забыв про пени и штрафы. Такое право налоговикам предоставляет статья 252 НК РФ. Она позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль только на «обоснованные и документально подтвержденные затраты», то есть оформленные в соответствии с законодательством.

Впрочем, налоговики требовали скрупулезного соблюдения правил оформления первички и до вступления в силу главы 25 НК РФ. Но, к счастью, суды в случае явных придирок со стороны
налоговиков вставали на сторону налогоплательщиков.

В своих решениях судьи указывали, что «незначительные недостатки» в оформлении первичных документов не говорят об отсутствии хозяйственной операции (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 апреля 2000 г. по делу № А56-23126/99). Такие недостатки (например, отступление от унифицированных форм) не дают налоговикам права не признавать затраты, понесенные предприятием. Главное, чтобы ошибки в первичке «не искажали сути финансовых и материальных показателей» и чтобы документ содержал всю «необходимую информацию для целей налогообложения» (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2001 г. по делу № А56-658/01).

Не остался в стороне и Высший Арбитражный Суд. В постановлении от 24 ноября 1998 г. по делу № 512/98 он дал понять, что документы, оформленные с некоторыми нарушениями (например, без указания должностей ответственных работников или их Ф.И.О.), все же могут подтверждать понесенные затраты.

Арбитражная практика по главе 25 ГК РФ постепенно формируется и она не может не радовать налогоплательщика, поскольку судьи в отличие от налоговиков не цепляются за формальные изъяны в оформлении «первички» и принимают подобные документы в качестве оправдательных.

По сути ст. 252 НК РФ ничего не изменила. Просто раньше первичные документы были предметом интереса налоговиков из-за того, что прибыль рассчитывали на основании данных бухгалтерского учета. Теперь же, с введением налогового учета, потребовалось записать в НК РФ, что данные этого учета формируются на основе тех же первичных документов. Больше ничего нового не произошло.

Поэтому можно смело утверждать, что судьи и в дальнейшем останутся верны себе и будут подходить к разрешению споров не формально, а по сути, учитывая все доводы и аргументы налогоплательщика, а следовательно и «первичку», пусть и не полностью соответствующую формам Госкомстата. Главное, чтобы первичная документация позволяла сделать достоверный вывод о наличии той или иной хозяйственной операции, ее дате, сущности и имущественных последствиях (в денежном выражении) для налогоплательщика.