Приобретение товаров для фирмы сотрудником на свои деньги...

...или подотчет "наоборот": как избежать ошибок?"

Во многих фирмах подотчетные лица на самом деле вовсе не являются таковыми. Это касается сотрудников (или третьих лиц), которые фактически денег под отчет не получают, самостоятельно оплачивают ТМЦ из своего кармана, а затем фирма на основании авансового отчета компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, истратившего свои деньги на нужды организации, - подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться: никаких средств от организации он до совершения операции не получал. Напротив, это он какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный подотчет «наоборот».

Позиция налоговых органов (и она соответствует нормам ГК РФ) такова, что подотчет «наоборот» можно рассматривать либо как заем, либо как куплю-продажу. Все зависит от того, как оформлены первичные документы: на организацию или на имя самого сотрудника.

Если документы оформлены на фирму, то в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ТМЦ для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем. Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по НДФЛ у работника не возникает. Также не возникнет проблем и с вычетом НДС (разумеется, если все условия для вычета выполнены: есть счет-фактура и т.д.).

Если документы оформлены на имя сотрудника, то в этом случае налоговые органы могут расценить операцию так: сотрудник приобретал ТМЦ для себя лично, а затем он решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Напрашивается вывод, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход. Значит, возникает объект налогообложения НДФЛ. Удерживать и перечислять в бюджет налог организация не должна, однако она обязана отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ. Если этого не сделать грозит штраф.

Сотруднику же придется по окончании года подавать налоговую декларацию. Правда, налог платить, скорее всего, не придется. Ведь в рассматриваемом случае сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет (ст. 220 НК РФ). Его максимальная величина - 125 000 руб. По выбору вместо этого вычета сумму дохода можно уменьшить на величину фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с получением дохода.

Не миновать и проблем с вычетом НДС. Как известно, физические лица не являются плательщиками этого налога. Если сотрудник продает организации имущество, приобретенное на свое имя, «входного» НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Наконец, налог на прибыль. Организация, которая учла в целях налогообложения расходы на основании документов, оформленных на имя сотрудника, рискует тем, что эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Проверяющие будут апеллировать к п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. То есть в нашем случае именно организацией, а не ее сотрудниками.

Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, лучше избегать псевдоподотчетных операций. Но что, если это по той или иной причине невозможно? Тогда нужно проследить, чтобы «первичка» была оформлена правильно. Во-первых, разъясните сотрудникам, которые тратят свои деньги на нужды производства, что они должны соблюдать незыблемое правило: все первичные документы, которые получены от поставщиков, должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги).

Если ТМЦ приобретены все же на имя сотрудника на его собственные деньги, то подобную операцию настоятельно рекомендуется оформить (пусть и задним числом) договором комиссии или агентским договором, согласно которому работнику поручается приобрести от собственного имени, но за счет организации соответствующие ТМЦ по соответствующей цене с условием компенсации расходов сотрудника (комиссионера, агента) на приобретение ТМЦ после передачи последних организации (комитенту, принципалу). В данном случае работник как комиссионер или агент (в зависимости от вида заключенного договора: договор комиссии или агентский договор) должен согласно ст. 999 ГК РФ предоставить организации письменный отчет о выполненных в интересах организации действиях (например, купил товар по такой-то цене у фирмы «Х», такие-то документы прилагаются) с обязательным приложением оправдательных документов (договор, чек, квитанция, накладная, счет-фактура и т.д.).

Подобную ситуацию подотчетом «наоборот» оформлять нельзя (этот псевдоподотчет все равно не будет принят ИМНС как не соответствующий действительности). Подотчет – это термин используется исключительно в целях соблюдения порядка осуществления кассовых операции, установленного ЦБ РФ (1993 г.) и совершенно не отражает гражданско-правовую сущность действий, выполненных работником в интересах организации (купля-продажа, займ или комиссия). Именно поэтому необходимо подобные операции обязательно всегда опосредовать соответствующими гражданско-правовыми договорами (займ, комиссия, агентский договор или, в крайнем случае, договор поручения). В противном случае проблемы с ИМНС неизбежны.

Управляющий партнер ООО «Юридическая фирма «Ардашев и партнеры»,
ведущий специалист по частному праву, налогообложению и ВЭД
Ардашев Владимир.