20.12.2005 Рассылка № 46.

Главная » Еженедельная рассылка » Архив рассылки » 20.12.2005 Рассылка № 46.

Представительские расходы и новый год

Встречать Новый год в кругу друзей и семьи – это старинная традиция. Постепенно традицией становится празднование этого удивительного праздника и в кругу своих коллег по работе и партнеров по бизнесу. Новогоднюю вечеринку всегда хочется отметить ярко, шумно, весело, так, чтобы воспоминания согревали душу весь последующий год. Для этого все чаще фирмы арендуют кафе, рестораны, клубы, а это, согласитесь, недешевое удовольствие. Веселье, как правило, выливается в немалые суммы. Каким образом можно уменьшить затраты на организацию и проведение новогодней вечеринки мы и поговорим в сегодняшней статье.

Итак, за счет чего фирма может организовать новогодний праздник. За счет представительских расходов, которые как раз являются реальной возможностью списать в налоговом учете необоснованные на первый взгляд затраты. И воспользоваться таким правом можно и нужно по максимуму. Естественное желание руководителя и главбуха - уменьшить на сумму затрат, связанных с проведением новогодней вечеринки свою налогооблагаемую прибыль. Налоговый кодекс этому только содействует. На основании п.2 ст.264 НК РФ в состав представительских расходов можно списать достаточно большую долю «непроизводственных» расходов, в том числе расходы на проведение новогоднего банкета.

Однако налоговые органы при проведении проверок уделяют данной статье расходов особое внимание. Они то и дело предъявляют к списанию таких затрат дополнительные требования. Нередко у инспекторов возникают претензии и к документам, которыми оформлены представительские расходы. В то же время большинства возможных споров с ИФНС можно избежать, оформив представительские расходы так, чтобы нареканий у инспекторов они не вызывали. Для этого дадим несколько довольно простых рекомендаций.

1. Какие расходы можно считать представительскими?
Ст.264 НК РФ дает исчерпывающий перечень таких расходов: проведение официального приема, расходы на транспортировку участников встречи, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг внештатных переводчиков. В налоговом учете данные затраты включаются в состав прочих расходов. В бухучете такие затраты списываются как расходы по обычным видам деятельности (п.5, 7 ПБУ 10/99).

В связи с существованием двух видов учета, необходимо помнить, что в бухгалтерском и налоговом учете фактическая величина представительских расходов будет различна. В первом случае они учитываются в сумме фактически произведенных затрат. Во втором - не более 4 % от расходов на оплату труда за отчетный период (такое ограничение предусмотрено п. 2 ст. 264 НК РФ). Возникающая разница должна быть отражена в соответствии с ПБУ 18/02. В данном случае придется начислить постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02). Если в следующем отчетном периоде все представительские расходы окажутся в пределах нормы, постоянное налоговое обязательство нужно будет сторнировать.

«Упрощенцам» же учесть в расходах затраты на прием своих деловых партнеров нельзя. Дело в том, что такая статья как представительские расходы, п.1 ст.346.16 НК РФ не предусмотрена. На этом основании принимать представительские расходы при расчете единого налога запрещено в соответствии с письмом Минфина России от 31.07.03 № 04-02-05/3/61.

2. Критерии отнесения расходов к представительским
В НК РФ перечень затрат, которые могут быть включены в состав прочих расходов, носит исчерпывающий характер. Кроме того, в кодексе содержится следующий запрет: нельзя отнести к представительским суммы, истраченные на развлечение, отдых и лечение гостей фирмы. Вместе с тем существует целый перечень не упомянутых законодателями затрат, которые налоговые инспекторы ни при каких условиях не позволяют принять в налоговом учете.

Во-первых, это относится к затратам на проживание гостей в гостиницах и арендованных квартирах. Инспекторы указывают, что под официальным приемом понимаются лишь завтраки, обеды или иные аналогичные мероприятия. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Некоторым налогоплательщикам удается оспорить мнение ИФНС.

Примерами могут послужить следующие судебные решения.

Постановление ФАС СЗО от 17.05.04 № А56-21571/03. Суд согласился с тем, что налогоплательщик, по договоренности с партнером взявший на себя расходы по проживанию его делегации, вправе списать истраченные деньги на представительские расходы.

Постановление ФАС МО от 23.12.04 № КА-А40/12097-04, в котором суд указал, что из содержания ст. 264 НК РФ вытекает, что расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах, официальных приемах, относятся к представительским расходам. При таких обстоятельствах понесенные налогоплательщиком расходы обоснованно отнесены к представительским.

Но все же эти решения – не показатель единообразия мнения судов, поскольку устойчивой судебной практики по этой категории споров на настоящий момент не имеется.

Второй момент касается дополнительных расходов на прием гостей. Так, по мнению налоговиков, в составе представительских нельзя учитывать подарки для партнеров, аренду помещения, в котором проводится банкет. Кроме того, не считают инспекторы экономически обоснованными и затраты на оформление помещения, где проводится прием (письмо УМНС по г. Москве от 22.01.04 № 26-08/4777).

Если налогоплательщик на конфликт с налоговыми органами идти не хочет, то для него тоже есть выход. Избежать разногласий с инспекторами можно, поручив организацию приема специализированной фирме или провести встречу в хорошем ресторане, где договариваться о дополнительном оформлении и не потребуется. Ведь приличное заведение без лишней договоренности украсит ваш столик. А ограничений по месту проведения переговоров НК РФ не содержит: это может быть и отдельный кабинет в офисе, и шикарный ресторан в центре города.

Вот что указал по этому поводу ФАС УО в своем Постановлении от 17.06.04 № Ф09-2441/04-АК: Удовлетворяя заявленные налогоплательщиком требования, суд исходил из обоснованности отнесения представительских расходов на затраты, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. Данный вывод является правильным, соответствует ст. ст. 252, 264 НК РФ, в соответствии с которыми обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, учитываются для целей налогообложения. При разрешении спора по существу суд установил, что спорные расходы, понесенные налогоплательщиком, являются документально подтвержденными.

Если же на ресторан налогоплательщик тратиться не желает, а офисное помещение хотелось бы украсить, тогда можно провести дополнительные затраты (сувениры, цветы) как рекламную акцию. Только не забудьте, что и на рекламные расходы есть свой норматив. Напомним, он составляет всего 1 % от выручки.

3. Нормирование представительских расходов
Как уже было сказано, при налогообложении прибыли не учитываются представительские расходы в части, превышающей установленный норматив (п. 42 ст. 270 НК РФ). И коль скоро доходы и расходы при расчете налога учитываются нарастающим итогом в течение года, пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в этот норматив, нужно по итогам каждого отчетного периода.

Однако указанный норматив влияет не только на расчет налога на прибыль. Его нужно соблюдать и при зачете «входного» НДС. Так, налогоплательщик вправе принять к вычету только ту часть налога, которая относится к расходам, признанным в налоговом учете (п. 7 ст. 171 НК РФ). При этом списать на налоговые расходы часть НДС, не принятого к вычету, нельзя, поскольку это запрещает норма п.1 ст.170 НК РФ. Но если к концу года представительские расходы уложатся в норматив, списанный ранее НДС можно будет зачесть. При этом корректировок в прошлых налоговых периодах делать не нужно. Налог следует принять к вычету в том периоде, в котором представительские расходы оказались в пределах нормы. Ведь именно тогда у налогоплательщика появилось право на вычет.

4. Экономическая обоснованность представительских расходов и их документальное подтверждение
Налоговый кодекс содержит четкое правило: расходы должны быть экономически обоснованными (ст. 252). Не являются исключением и представительские расходы. Налоговики требуют для их обоснования представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т. п. А если таких документов нет, представительские расходы ревизоры считают необоснованными и доначисляют на их сумму налог на прибыль, пени и штраф.

Правомерны ли такие действия? Нет, и вот почему. В НК РФ содержится указание на то, что при расчете налога учитываются затраты фирмы на прием деловых партнеров «в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества». О том, что учесть можно лишь те представительские расходы, которые привели к заключению контракта, здесь нет. В связи с этим возникает закономерный вывод: для налогового учета результат переговоров не важен.

Этот вывод подтверждается и примерами из судебной практики:

Постановление ФАС УО от 17.06.04 № Ф09-2441/04-АК. При установленных судом обстоятельствах, отнесение на представительские расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, понесенных налогоплательщиком затрат на официальные приемы представителей зарубежных фирм является обоснованным.

Ссылка инспекции на отсутствие связи спорных затрат с конкретными доходами судом кассационной инстанции не принимается, так как, учитывая характер управленческих расходов, они не могут быть связаны с определенным доходом как, например, материальные, то есть достаточно, что они есть в принципе в соответствующем размере.

В заключение напомним, что пристальное внимание необходимо уделить и оформлению документов. Они должны подтверждать, что налогоплательщик на самом деле проводил деловую встречу. На практике для этого достаточно:
- программы проведения встречи с указанием приглашенных партнеров, участников со стороны фирмы, вопросов, подлежащих рассмотрению на встрече и предварительной суммы представительских расходов;
- исполнительной сметы встречи с указанием фактически израсходованных средств;
- акта на списание продуктов питания (если встреча проходила в ресторане, этот документ не нужен).

Если же из всех необходимых документов у организации имеются только смета на проведение встречи, утвержденная руководителем, акт о ее проведении с указанием наименования организации-партнера и количества участников встречи, а также счет предприятия общественного питания, то подобные представительские расходы нельзя считать документально подтвержденными. Следовательно, признать такие затраты обоснованными в целях налогообложения прибыли организация не вправе.

Вот что говорит по этому поводу судебная практика.

Постановление ФАС СЗО от 31.05.04 № А56-34683/03. Согласно п.1 Приказа Минфина РФ № 26н включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Суд, оценив имеющиеся в материалах дела документы, пришел к выводу о том, что налогоплательщик обоснованно отнес указанные затраты к представительским расходам и правомерно включил их в себестоимость продукции (работ, услуг).

Кроме того, нужно отметить, что документы, необходимые для списания представительских расходов, достаточно просты и не требуют участия партнеров в их составлении. Единственное требование, предъявляемое к ним законом, - наличие всех обязательных для «первички» реквизитов (п. 1 ст. 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

5. Расходы на брызги шампанского
Долгое время жаркие споры между налогоплательщиками и налоговиками вызывало обоснование расходов на алкогольные напитки: ведь редкая встреча деловых партнеров обходится без бокала хорошего коньяка. Но налоговые инспекторы долгое время настаивали, что учесть в налоговых расходах стоимость спиртного нельзя (например, письмо УМНС России по Московской области от 10.03.04 № 04-27/03000). По их мнению, если «алкогольные» расходы не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели, их нельзя учитывать в составе представительских расходов.

Однако жесткая позиция ревизоров шла вразрез с мнением судей. Арбитражной практикой не раз подтверждалось, что затраты на алкогольные напитки и табак - полноправная составляющая представительских расходов.

Примером может послужить Постановление ФАС СЗО от 31.05.04 № А56-34683/03. В состав представительских расходов могут включаться затраты, которые осуществляются налогоплательщиком при проведении указанных в пп «и» п.2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг)*, и в ст.264 НК РФ мероприятий. Законодатель, определяя расходы налогоплательщика, которые относятся к представительским, не дает перечня таких затрат. При этом в названных нормах не детализируется перечень затрат, которые относятся к представительским расходам. Кроме того, нет в них указания и на то, что к представительским расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков. Следовательно, ни пп. «и» п. 2 Положения о составе затрат, ни п.2 ст.264 НК РФ не определяют перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов.

В данном случае инспекция не оспаривает, что налогоплательщиком оплачена алкогольная продукция, приобретенная во время ужина и во время банкета, и при этом не превышен установленный норматив представительских расходов, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) Общества и в состав прочих расходов. Не оспаривается налоговым органом и связь расходов с проведением Обществом годовых собраний акционеров, что подтверждается материалами дела. При таких обстоятельствах суд сделал правильный вывод о том, что налогоплательщиком обоснованно включены в себестоимость услуг и прочих расходов расходы на приобретение алкогольной продукции при проведении годовых собраний акционеров Общества.

Очевидно, стойкая позиция судов сыграла свою роль, и летом 2004 года по этому поводу высказался и Минфин РФ в письме от 09.06.04 № 03-02-05/1/49, указав, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы. Единственная оговорка, которую сделал Минфин, такие расходы не должны превышать размеров, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). Не совсем понятно, какие именно размеры имелись в виду. Но такого понятия, как «обычай делового оборота», налоговое законодательство не содержит. Однако это не исключает возможности отнесения к представительским расходам затрат на алкоголь... в пределах разумного.

6. Доход гостей от праздника
Обычно, принимая своих деловых партнеров, фирма не только устраивает им обеды в ресторанах, но и организует транспорт, особенно для зарубежных гостей. То есть фактически гости получают доход в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). А с него надо удерживать НДФЛ. Так вот, некоторые налоговые органы требуют включать стоимость аналогичных услуг в доход принимаемых гостей. Правда, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Зато нередко встречается следующая мысль: согласно ст.211 НК РФ НДФЛ облагаются услуги и товары, оплаченные предприятием за представителей других фирм, как то: проживание в гостинице, сувениры и т.д. На стоимость же представительских расходов, поименованных в п.2 ст.264 НК РФ, если они подтверждены первичными документами и произведены в пределах сметы на проведение официального приема, налог не начисляется.

Соглашаться с такой позицией или нет - решать налогоплательщику.

В случае, если потраченная на приемы делегаций сумма оказывается меньше, чем допустимый лимит, бухгалтеры маскируют под представительские какие-либо другие расходы. Для этого они составляют отчет о якобы проведенной встрече с одним из постоянных партнеров. Проверить, была ли эта встреча на самом деле, практически невозможно. Зато за ее счет можно списать, например, расходы на новогодний банкет или просто деньги, потраченные на покупку чая и кофе для всего офиса.

*В настоящее время «Положение о составе затрат» утратило силу, вместо него действуют «Нормы и нормативы на представительские расходы…», утвержденные Приказом Минфина РФ от 15.03.00 № 26н (в Ред. Приказа Минфина РФ от 01.03.01 № 18н).

Надеемся, что наши рекомендации помогут Вам весело
и без дополнительных «головных болей» отпраздновать предстоящий новогодний праздник.
С наступающим!

Ведущий специалист по налогообложению
ООО «Юридическая фирма «Ардашев и Партнеры»
Боровских Анна Александровна

Наверх