«Прозрачность» бизнеса - миф или задача на ближайшие три месяца?

Какая информация о бизнесе нужна руководителю? Ну, объем продаж, суммы расходов, денежные потоки за период, скажем, год. А теперь подумаем. Например, если кто-то ведет машину, то он смотрит вперед на дорогу и принимает решения, как повернуть руль и когда нажать на газ или тормоз. Иногда еще на карте находит предстоящий путь, чтобы выбрать верный поворот и знать, сколько еще ехать. Смотрит ли водитель назад? На дорогу – нет, не смотрит. Разве что смотрит по датчикам, сколько километров проехал за какое время и сколько бензина потратил, чтобы оценить, хватит ли времени и бензина на предстоящий путь. И еще: тот, кто ведет машину, обязательно знает, куда он должен приехать. Как называется это место, и где оно находится, и на какой карте его можно найти, и лучше пару-тройку картинок об этом месте взять с собой.

То есть руководителю и собственнику нужно детальное описание места назначения, карта для предстоящего пути, подробное представление о ближайшем будущем и датчики, которые позволяют быстро перенести подходящий опыт прошлого на будущее. Руководителю, в отличие от бухгалтера, нужна информация о будущем бизнеса, а не о прошлом! При этом информация о прошлом нужна в таком виде, чтобы она была «датчиком» для движения вперед: например, не просто объем продаж за год по месяцам, а какой процент годового плана выполнен за прошедшие месяцы, и какой процент годового объема продаж был сделан за такое же количество месяцев прошлого года. И как сказывалась сезонность на разные группы товара в прошлом году, и что получится, если перенести коэффициенты сезонности на данные продаж этого года. А еще сделать поправку на кризис, посчитав общий коэффициент изменения продаж между прошлым годом и текущим. И чтобы это не надо было считать, выстукивая данные пяти отчетов на калькуляторе, а сразу получить все в одной таблице на одном листе, где главное выделено жирным шрифтом, и приведена диаграмма продаж по регионам. Несбыточная мечта? Да полно, в наше-то время информационных технологий!

Однако информационные системы, которые сейчас предлагаются на рынке, практически все выросли из программ для бухгалтерского учета, поэтому они предлагают руководителю разглядывать уже пройденный путь. Для этого используются с каждым днем все более мощные компьютеры, переваривающие гигабайты информации, предлагающие «кубы» за пять последних лет чуть ли не каждому киоску и каждой пачке бумаги. Но есть и программы, предназначенные для составления планов.

Только не в программах дело. Никогда программы не заменят стратегического мышления предпринимателя. Чтобы получить «освещенное фарами» ближайшее будущее бизнеса, нужно знать, с чем сравнивать имеющиеся данные о прошлом, а затем придумать удобную отчетную форму, где приводятся данные о ближайшем отрезке пути к выбранной цели.

Поэтому сначала нужно выбранную цель представить в виде таких показателей, которые можно сравнить с данными прошлых периодов. Например, цель по объему продаж представить в виде суммы в рублях за определенный период, а также по количеству условных единиц товаров разных групп, проданных клиентам разного типа (дилерам, розничным магазинам, крупным сетям, конечным потребителям) в разных регионах. Затем остается придумать, как пересчитать данные прошлого на будущее и как удобно разместить на листе бумаги и целевые показатели, и результаты такого же прошедшего периода в том же разрезе, и продолжение данных прошлого на будущий период до даты поставленной цели. Например, если сейчас на дворе сентябрь, а цель поставлена на год, вид отчета может быть таким:

Здесь плановая часть должна быть вычислена по предусматривающему сезонность алгоритму. Итоговое значение за год сравнивается с целевым. Видно прогнозное отклонение. Остается лишь принять решение: на что мы можем повлиять, чтобы прогнозные данные вывели нас на целевое значение плана продаж. Затем все идеи, или каждую идею в отдельности, заложить в алгоритм прогнозирования на оставшиеся месяцы, и снова вычислить прогнозные значения. Если что здесь и сложно, то вовсе не представление данных, а именно генерация идей: как повлиять на продажи, чтобы оборот вышел на целевое значение?

Таким образом, на получение одной такой таблицы в информационной системе программист потратит максимум несколько дней. Предположим, таких таблиц нужно порядка 5-10 для разных целевых показателей, тогда эта работа вместе с временем составления алгоритма прогнозирования займет порядка трех месяцев. Чуда никакого, просто надо сделать. А что есть прозрачность бизнеса, если не четкие цели, четкие планы их достижения, и статистика, по разумным критериям продолженная на будущее?

Ромашина Диана,
Руководитель Центра оптимизации финансового управления,
эксперт по организации управления финансами на предприятии,
специалист по антикризисному управлению,
директор ООО "Центр бизнес-планирования"