Сотни оплат в день, и ни бумажки на подпись директору

Главная » Аналитика » Мнение экспертов » Сотни оплат в день, и ни бумажки на подпись директору

Можно ли сказать, что согласование платежей – самая главная обязанность руководителя предприятия? Смешно? Однако бывает, что на эту процедуру тратится не менее двух часов в день. Плюс звонки и совещания на тему увеличения бюджета или прохождения срочных платежей вне бюджета. А ведь можно было потратить это время на стратегические вопросы развития бизнеса, на встречи с важными клиентами, на PR-акции. Тем более что в процессе утверждения на бумаге десятков платежей руководитель все равно не помнит, что платилось раньше, что запланировано в бюджете, что еще нужно будет заплатить в этом месяце. А сотрудники, которым надо «протолкнуть» свой платеж, звонят, ходят из кабинета в кабинет, тратя иногда целый день на согласования, им это время оплачивается.

Как сделать, чтобы прохождение платежей было прозрачным, понятным, доступным для мгновенной оценки руководителя? Многие компании уже проделали эту работу, внедрив систему управления платежами. Конечно же, выход в автоматизации процесса.

схема прохождения платежей, не предполагающая согласований

Рисунок 1

На рис.1 показана схема прохождения платежей, не предполагающая согласований на бумаге, звонков, хождения по кабинетам. Счет на оплату или платеж, который осуществляется без счета (налоги, заработная плата, коммунальные услуги) вводится в систему как заявка на оплату со всеми необходимыми реквизитами для осуществления платежа. На момент ввода этот платеж не согласован. Независимо от платежа в систему вводится бюджет на каждый месяц и список прав на утверждение платежей. Часто бывает, что утверждать платежи должны руководители подразделений, филиалов, розничных точек, а не генеральный директор. Если автоматизированной системы нет, инициатор платежа вынужден сам бегать по всем кабинетам, которых может оказаться три-пять.

После ввода предполагаемого платежа в систему в виде заявки на оплату этой заявке автоматически присваивается список пользователей, которые должны утвердить этот платеж, и все утверждающие получают сообщение: «Есть платежи, которые ждут Вашего утверждения!» Как правило, делается приказ о моментах в течение дня, когда имеющие право утверждать платежи должны посмотреть свой реестр на оплату. Пример реестра на оплату показан на рис.2.

Реестр на оплату

Рисунок 2

Обратите внимание: на рисунке показан момент, когда пользователь пытается утвердить платеж с превышением бюджета. Система не дает ему такой возможности. Она предлагает создать заявку на изменение бюджета. То есть вместо того, чтобы дозваниваться до руководителя и просить увеличить бюджет, пользователь создает заявку на изменение бюджета и ждет, пока руководитель в автоматизированной системе ее утвердит. После утверждения руководителем бюджет в системе изменится, и платеж можно будет осуществить. В конце месяца можно получить реестр заявок на изменение бюджета и сделать вывод о том, почему бюджета не хватило и что нужно для более точного планирования.

В реестре на оплату, кроме суммы бюджета и суммы текущей заявки, видно также сумму уже осуществленных платежей по каждой статье за месяц. Остаток бюджета считается с учетом суммы прошедших платежей. Для того чтобы эта сумма была правильной, необходимо регулярно загружать в систему банковские выписки из программ Интернет-банка. Схема регистрации факта платежей показана на рис.3. Банковские выписки загружаются автоматически. В процессе загрузки к каждой оплате система находит соответствующие заявки на оплату, поэтому для исходящих платежей бюджетные статьи устанавливаются автоматически. Поэтому руководитель может в любой момент получить отчет по плану и факту платежей.

систему банковские выписки из программ Интернет-банка

Система, о которой идет речь, - это программа на платформе 1С 8, она называется «Бизнес-планирование». Данные справочников и первичные документы она может автоматически загружать из бухгалтерских баз данных без двойного ввода. В этой программе также реализован управленческий учет (составление бюджетов и отчетов по доходам и расходам, движению денежных средств, управленческому балансу), планирование инвестиций, составление бизнес-планов. Более подробно можно узнать на сайте www.firm-inside.ru.

Ромашина Диана,
Руководитель Центра оптимизации финансового управления,
эксперт по организации управления финансами на предприятии,
специалист по антикризисному управлению,
директор ООО "Центр бизнес-планирования"
Наверх