29.10.2008 г. Рассылка №174

Быть в движении

29.10.2008
Автор: Хусаинова С.Р.

В каждой организации существуют должности, предполагающие ежедневные разъезды или работу в пути. И работодатель возмещает таким сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками.
Соответственно, у бухгалтеров возникает определенный круг вопросов: как документально оформить эти поездки, чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль? А также полагается ли выплатить сотруднику суточные, надбавки?

Рассмотрим следующую ситуацию.
В организации работают водители-экспедиторы. Одна из основных их обязанностей - доставка товара до покупателей в разные города. Поездка по времени иногда занимает 2-3 дня, количество поездок в течение времени различно.
Вопрос о характере работы в данном случае является первоочередным.

Необходимо различать такие понятия как « служебная командировка», «разъездной» и «подвижной характер работы».
Согласно ст.166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Законодатель не установил определения «разъездного характера работы». По сути, «разъездная работа» - это осуществление работником своих трудовых функций преимущественно вне места постоянной работы, указанного в трудовом договоре. Как правило, это работа, связанная с перемещениями по определенному населенному пункту, от одного населенного пункта к другому. Если работник выполняет свои трудовые обязанности, находясь в пути, то его работа носит «подвижной характер».

В данном случае работа водителей-экспедиторов носит подвижной характер. Следует отметить, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 12.12.1978г. №579 утвержден перечень профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (который применяется в части, не противоречащей ТК РФ).

В данный перечень входят, в т.ч., и водители грузовых автомобилей, постоянно работающие на регулярных междугородных перевозках, и экспедиторы грузовых автомобильных станций, занятые сопровождением грузов на регулярных междугородных перевозках. Следовательно, работникам, постоянная работа которых протекает в пути, выплачивается надбавка в размере 1,5% месячного должностного оклада за сутки.

Ввиду особого характера работ таким работникам должны производиться и доплаты компенсационного характера, нацеленные на покрытие расходов, связанных со служебными разъездами.

В ст.168.1 ТК РФ установлен перечень расходов, которые работодатель обязан компенсировать работникам, имеющим подвижной характер работы:
а) расходы по проезду (ГСМ);
б) расходы по найму жилого помещения;
в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
г) иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (например, запчасти, ремонт автомобиля).

Возмещение работникам расходов по ст.168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается налогоплательщиком в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.49 п.1 ст.264 НК РФ. Такова позиция Минфина России в Письме от 18.08.2008г. № 03-03-05/87.

Указанные расходы должны соответствовать критериям, перечисленным п.1 с.т.252 НК РФ, а именно расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены, направлены на получение дохода.
Расходы, в том числе и размер суточных, желательно обосновывать внутренними приказами организации или другими служебными документами в произвольной форме, в которых следует указать, куда, на сколько дней и с какой целью сотрудник направляется в служебную поездку.

При оформлении служебных поездок при подвижном характере работы необходимо внести соответствующие изменения в трудовые договоры данных работников, т.к. условие о таком характере работ подлежит обязательному включению в трудовой договор с работником (ст.57 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре может быть установлен порядок возмещения и размер расходов, связанных со служебными поездками.

Перечень работ, профессий, должностей работников, которым полагается возмещение расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по должности, порядок представления авансовых отчетов, и другие необходимые сведения должны быть установлены в локальных нормативных актах вашей организации, в таких как, например, Положение об оплате труда водителей-экспедиторов.

В коллективном договоре целесообразно закрепить обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с подвижным характером работы.
Следует обратить также внимание на то, что никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующим законодательством не предусмотрено, и организация вправе самостоятельно устанавливать размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Специалист по управлению налоговыми рисками и бизнес-процессами
Консалтинговой группы «Ардашев и Партнеры»
Хусаинова Светлана Радифовна,
г.Екатеринбург, 28.10.2008г.