24.10.2006 Рассылка №79

Главная » Еженедельная рассылка » Архив рассылки » 24.10.2006 Рассылка №79

Подписи в «первичке» должны быть собственноручные?

24.10.2006
Авторы: О.Кугушева, В.Ардашев

Налоговая проверка на предприятии подобна переезду или пожару. Даже если бухгалтерия ведется идеально, беспокойство главного бухгалтера сразу видно опытному налоговику. Ошибка, которая встречается чаще других, - недостатки при заполнении счетов-фактур оформлении первичных документов.

По мнению налогового ведомства, выраженному в письмах МНС РФ от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404, от 14.01.2003 №04-05-12/01, проставление факсимильного воспроизведения подписей руководителя организации и главного бухгалтера на счете-фактуре, выставленном организацией-поставщиком, является основанием для отказа налогоплательщику в возмещении налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщикам по таким счетам-фактурам. И, как следствие, влечет исключение из расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. В этом случае расходы становятся неподтвержденными, не отвечающими требованиям ст. 252 НК РФ.

Безапелляционное мнение МНС РФ содержится и письме №18-0-09/000042 от 01.04.04 г.: факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Несмотря на то, что запрет на использование факсимиле касается в данном письме только самих налоговиков, они с успехом экстраполируют его на всех налогоплательщиков.

С точки зрения частного права мнение налогового ведомства является в корне ошибочным. Заключение сделки является юридическим фактом, направленным на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст.153 Гражданского кодекса РФ), а значит, порождает, в том числе финансовые последствия. Деятельность всех субъектов предпринимательской деятельности направлена на совершение сделок, так как именно сделки приносят доход и оправдывают ожидания предпринимателей.

Чиновники совершенно забывают о том, что заключение договора относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 Налогового кодекса РФ).

Так совершенно не выдерживают критики доводы налоговиков о недопустимости подтверждения расходов в смысле ст. 252 НК РФ посредством факсимильных копий, поскольку в силу п. 2 ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен не только путем его непосредственного подписания сторонами, но и путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Тезис о приоритете норм частного права над нормами публичного в части оформления документов ярко подчеркивает Постановление КС РФ № 12-П от 14.07.03 г. в котором изложены выводы, имеющие концептуальное значение для анализируемой проблемы: нормы налогового законодательства должны быть гармонизированы с диспозитивными нормами гражданского законодательства, в том числе с ГК РФ, который предусматривает возможность использования альтернативных документов, подтверждающих факт соответствующей хозяйственной операции.

К сожалению, судебная практика по данному вопросу непоследовательна. Так, например, ФАС Поволжского округа в постановлении от 05.06.2003 №А12-2725/02-С45 указывает, что на сегодняшний день отсутствует какой-либо федеральный закон либо иной нормативный правовой акт, допускающий использование факсимильного воспроизведения подписи. В связи с этим факт отсутствия в действующем законодательстве порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи, означает ни что иное, как запрет на указанные действия.

Согласиться с такой точкой зрения нельзя. «Все, что прямо не запрещено, то – разрешено», - аксиома цивилистики. Достигнув соглашения по всем условиям, стороны сделки могут зафиксировать это согласие так, как посчитают нужным, с учетом требований закона.

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 27.09.2004 №А05-2381/04-13 также указывает, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Но это вовсе не означает, что законодательство о бухгалтерском учете запрещает использование факсимильного воспроизведения подписей, тем более, что по соглашению сторон подписи в договорах или иных первичных документах могут быть выполнены при помощи факсимиле.

Однако арбитражные суды ряда федеральных округов заняли противоположную позицию (ФАС Московского округа в постановлении от 28.05.2003 №КА-А40/2727-03, от 03.11.04 №КА-А40/10060-04 и от 26.04.05 №КА-А40/2975-05), отметив следующее: согласно ч. 2 ст. 160 ГК РФ факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Более того, факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, поскольку факсимиле, согласно определению, данному в толковом словаре, - это клише, печать, воспроизводящая собственноручную подпись какого-либо лица.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Положение о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи касается вопроса совершения сделок, под которыми понимаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в письменной форме. Таким образом, ГК РФ регулирует порядок совершения сделок, а не подписания бухгалтерского документа, которым является счет-фактура.

Что касается процессуального законодательства, то оно допускает принятие в качестве доказательств документов, подписанных электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Как показывает практика, основная масса проблем в ходе налогового контроля возникает вследствие сугубо формального подхода налоговиков к оценке первички и счетов-фактур. Как правило, эти проблемы усугубляются уличением налогоплательщика в недобросовестности на основе совокупности косвенных доказательств его налоговых злоупотреблений.

Так, ФАС Дальневосточного округа по делу № Ф03-А37/05-2/1582 от 22.06.05 г., оценил добросовестность действий налогоплательщика, приняв во внимание совокупность обстоятельств, в т.ч. подписание документов не конкретными лицами, а посредством факсимиле. Поскольку в силу возложенных на арбитражные суды полномочий в их компетенцию входит разрешение вопроса о добросовестности либо недобросовестности заявителя при исполнении им налоговых обязанностей, судом были оценены все доказательства по делу в совокупности. При этом суд установил, что счета-фактуры, договоры, накладные содержат дефекты, недостоверную информацию, подписаны путем проставления факсимиле и не могут четко и однозначно свидетельствовать о реальности совершенных Обществом сделок, своевременном и полном исполнении обязательств перед бюджетом.

Свою позицию суд аргументировал, ссылаясь на нормы ФЗ от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Так, в силу п. 3 ст. 1 указанного нормативного акта к задачам бухгалтерского учета относятся формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия, обеспечение информацией самого налогоплательщика и фискальных органов, предотвращение отрицательных результатов предпринимательской деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Согласно ст. 9 вышеназванного Закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые организацией. Исходя из п. 44 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 №119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», на материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.), поскольку данные документы доподлинно устанавливают сведения о фактах, на основании которых можно установить наличие или отсутствие определенных обстоятельств.

Иными словами, придирки к оформлению первички и непринятие документов подписанных посредством проставления факсимильной подписи - это следствие подозрений (зачастую голословных) в недобросовестности налогоплательщика.

С учетом этого, создается впечатление, что вслед за налоговиками и судьи, выдвигая мягко говоря неубедительные доводы о запрете подписания документов посредством факсимиле, тем самым просто пытаются усилить свои доводы о недобросовестности налогоплательщика, не более. Они как бы «подгоняют» по сделанный ими вывод в отношении недобросовестного налогоплательщика систему аргументов, в т.ч. в части оформления документов.

Как справедливо указывает Конституционный Суд РФ в Постановлении № 12-П от 14.07.03 г. конституционные требования к осуществлению правосудия должны исключать так называемое формальное правосудие, когда устанавливается только какой-либо один, хотя и достаточно важный, юридический факт и игнорируются другие, не менее важные обстоятельства. В случаях, когда суды при рассмотрении дела не исследуют по существу фактические обстоятельства, ограничиваясь только установлением формальных условий применения нормы, право на судебную защиту, закрепленное ст.46 (ч.1) Конституции РФ, оказывается существенно ущемленным.

Таким образом, ксерокопии документов, факсимильная переписка, подписание документов с помощью факсимиле и другие, по мнению налоговых органов, «изъяны» в первичке или счетах-фактурах не могут являться основанием для отказа в принятии данных документов в целях налогового или бухгалтерского учета. Если в представленных документах нет внутренних и внешних противоречий, если все они адекватно, достоверно и без искажений отражают факты хозяйственной деятельности налогоплательщика, если информация, содержащая в них подтверждается данными, полученными из внешних источников, в т.ч. от контрагентов налогоплательщика, то все они должны быть приняты.

Несложно получить от своего контрагента подлинные документы по сделке с реальными подписями и синими печатями, сложнее обосновать, что сделка соответствует критериям добросовестности, экономически обоснована, целесообразна с точки зрения коммерческого интереса, имеет реальную деловую цель и т.д., ведь именно в этих случаях налоговики с пристрастием относятся к анализу документов и их форме. Именно на этом следует сконцентрировать все свое внимание налогоплательщику. В случае возникновения спорной ситуации суд поддержит вас только тогда, когда вы сумеете убедить его в законности и последовательности ваших действий.

В заключение практические рекомендации налогоплательщикам:
1. Не опасаясь, применяйте факсимиле в текущей деловой переписке.
2. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров Вы вправе использовать факсимиле, но оговорите его использования в тексте самого договора.
3. Порядок использования факсимиле в организации необходимо четко закрепить в локальном нормативном акте.
4. Обязательно предусмотрите безопасное хранение клише.
5. Назначьте лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Закрепите данную обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
6. По возможности нужно составьте исчерпывающий перечень документов, на которых подпись первого руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.
7. При применении факсимиле старайтесь согласовывать текст документа с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.
8. Не применяйте факсимиле при выдаче доверенностей и подписании платежных документов.
9. Во избежание осложнений у покупателей с налоговыми органами постарайтесь не использовать факсимиле при подписании первичных документов (договоров, актов выполненных работ, актов взаимозачетов).
10. Обменивайтесь со своими поставщиками и покупателями оригиналами документов по почте. При наличии факсимильной переписки и ксерокопий вы правомерно проведете сделку с точки зрения частного права, а при наличии оригиналов сумеете избежать неблагоприятных последствий с точки зрения налогового.

Ведущий специалист по налоговому праву
ООО «Юридическая фирма «Ардашев и Партнеры»
Кугушева Олеся Александровна

Управляющий партнер
ООО «Юридическая фирма «Ардашев и Партнеры»
Ардашев Владимир Леонидович

г. Екатеринбург, 24 октября 2006 г.

Наверх